Site Yönetimi Karar Defteri Hakkında Her Şey: Onay, Kullanım ve Yasal Kurallar
Site yönetimi kurma aşamasında, tüm idari ve mali süreçlerin kalbi Karar Defteri’dir. Kat malikleri kurulunda alınan kararların hukuki bir statü kazanması, seçilen yöneticinin resmiyet kazanması ve özellikle aidat borçları için icra takibi başlatılabilmesi için karar defterinin usulüne uygun tutulması şarttır. 634 Sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu (KMK), bu defterin tutulmasını yöneticiye yüklenmiş mutlak bir görev olarak tanımlar.
1. Karar Defteri Nedir ve Nereden Alınır?
Karar defteri; apartman veya site genel kurullarında alınan kararların, oylama sonuçlarının ve yönetim planı değişikliklerinin kronolojik olarak kaydedildiği resmi bir belgedir. Standart bir karar defterini herhangi bir kırtasiyeden temin edebilirsiniz; ancak bu defterin bir “delil” niteliği taşıması için mutlaka Noter onaylı olması gerekir.
⚠️ Önemli Yasal Zorunluluk: Kapanış Tasdiki
Kat Mülkiyeti Kanunu uyarınca, karar defterinin her takvim yılının bitimini takip eden Ocak ayı sonuna kadar notere götürülüp "Kapanış Tasdiki" yaptırılması zorunludur. Tasdik edilmemiş defterler mahkemede delil olarak kabul edilmez ve yöneticiye idari para cezası yolunu açabilir.
3. Noter Tasdik Süreci
Karar defterinde iki tür noter işlemi yapılır:
Açılış Tasdiki: Defter kullanılmaya başlanmadan önce her sayfanın mühürlenmesidir.
Kapanış Tasdiki: Yıl sonunda defterin kapatılması işlemidir.
Notere Giderken Gerekenler:
Sayfaları numaralandırılmış boş karar defteri.
Sitenin vergi numarası (varsa).
Yöneticinin kimlik belgesi ve yetki belgesi (seçim tutanağı).
Hukuki Geçerlilik İçin Yazım Kuralları
- Boş Satır Bırakmayın: Kararların arasına sonradan ekleme yapılmasını önlemek için satırlar arasında boşluk bırakılmamalıdır.
- Hata Düzeltme: Daksil kullanılmamalıdır. Hatalı kelimenin üzeri tek çizgiyle çizilmeli, yanına parantez içinde doğrusu yazılarak paraf atılmalıdır.
- Vekaletnameler: Toplantıya vekaleten katılanların vekaletnameleri deftere iliştirilmeli veya arşivlenmelidir.
- İmza Şartı: Karara muhalif kalan kat malikleri, "muhalefet şerhi" yazarak imzalamalıdır.
4. Devir Teslim ve Arşivleme
Yönetici değişikliği durumunda, eski yönetici karar defterini ve beraberindeki tüm makbuz/belgeleri yeni yöneticiye bir Devir-Teslim Tutanağı ile teslim etmekle yükümlüdür. Defterin teslim edilmemesi “Emniyeti Suistimal” suçuna girer ve hukuki yaptırımları vardır. Karar defterleri, site yönetimi var olduğu sürece süresiz olarak saklanmalıdır.
Sıkça Sorulan Sorular
1. Karar defteri kaybolursa ne olur?
Zayi belgesi almak için mahkemeye başvurulmalı ve durum tutanakla tespit edilerek yeni defter noterden tasdik ettirilmelidir.
2. Her kat maliki defteri inceleyebilir mi?
Evet, tüm kat maliklerinin yönetimin aldığı kararları ve harcamaları denetleme, defteri inceleme hakkı vardır.
3. Karar defteri dolunca ne yapılmalı?
Eski defter notere kapatılır, yeni defter için tekrar açılış tasdiki yaptırılarak kaldığı yerden devam edilir.
4. Bilgisayar çıktısı deftere yapıştırılabilir mi?
Yasal olarak kararların deftere elle yazılması veya bilgisayar çıktısı alınacaksa "müteharrik yapraklı" (noter onaylı A4 sayfaları) sistemin kullanılması gerekir.
5. Karar defterini noter dışında biri onaylayabilir mi?
Hayır, Kat Mülkiyeti Kanunu uyarınca tek yetkili mercii Noterliklerdir.
6. Kararların altına imza atılması zorunlu mu?
Kesinlikle evet. İmzalanmamış bir karar, sadece "taslak" hükmündedir ve icra edilemez.
7. Defterde silinti veya kazıntı olursa ne olur?
Kararın sıhhati bozulur ve mahkemede "sahtecilik" iddiasına zemin hazırlayabilir.
8. Karar defteri mali bir kayıt mıdır?
İdari bir kayıttır ancak işletme projesi ve aidat kararları gibi mali sonuç doğuran tüm kararları içerir.
9. Dışarıdan yönetim firması defteri tutabilir mi?
Evet, Easy Life gibi profesyonel firmalar tüm yasal kayıt ve noter süreçlerini sizin adınıza eksiksiz yürütür.
Site yönetiminde yasal süreçleri doğru başlatmak, ileride yaşanacak komşuluk uyuşmazlıklarının ve hukuki sorunların önüne geçer. Karar defterinizi onaylattıktan sonra, kuruluşun diğer kritik adımlarını öğrenmek için Site Yönetimi Nasıl Kurulur? rehberimizi ziyaret edebilir veya Easy Life’ın uzman desteğiyle tüm süreci profesyonellere bırakabilirsiniz.