Yeni Binalarda Site Yönetimi Nasıl Kurulur?
8 Adımda Kapsamlı Rehber
Yeni bir binaya taşınmanın heyecanı, genellikle kapıdaki ilk sorunla birlikte yerini endişeye bırakır: “Apartman temizliğini kim yapacak?”, “Asansörün aylık bakımı kime ait?”, “Ortak alan elektrik faturası ödenmediği için kesilirse ne olur?” Henüz komşuluk ilişkilerinin oturmadığı, kimsenin birbirini tanımadığı yeni yapılarda bu sorular, çözülmediği takdirde büyük krizlere dönüşebilir.
İşte tam bu noktada, doğru kurgulanmış bir site yönetimi sistemi devreye girer. Yönetim, sadece aidat toplamak değildir; binanın hukuki, mali ve idari altyapısını kurmaktır. İlk düğmeyi doğru iliklemek, ilerleyen yıllarda huzurlu bir yaşam sürmenin anahtarıdır.
Yeni bir binada yönetimi kurarken "eş dost usulü" yerine, Kat Mülkiyeti Kanunu'na (KMK) tam uygun, resmi ve şeffaf adımlar atın. Bu rehberde, bir binanın sıfırdan yönetime kavuşması için gereken tüm adımları detaylandırdık.
Sıfırdan Yönetim Kurulum Süreci: 8 Kritik Adım
Aşağıdaki 8 adımı sırasıyla uyguladığınızda, hem bankalar nezdinde hem de resmi kurumlar nezdinde tam yetkili, yasal bir yönetim oluşturmuş olacaksınız.
Yönetim Planını İnceleyin
Binanızın tapudaki "Anayasası" olan Yönetim Planı'nı mutlaka tapu müdürlüğünden temin edin. Toplantı yeter sayısı, oy hakları ve yönetici yetkileri kanunda genel olarak belirtilse de, asıl detaylar Yönetim Planı'nda gizlidir.
Karar Defteri Edinin
Kırtasiyeden standart bir karar defteri alınmaz. "Apartman/Site Karar Defteri" ibareli, sayfa numaraları müteselsil (sıralı) takip eden resmi defter temin edilmelidir.
Noter Açılış Tasdiki
Deftere tek bir satır yazı yazmadan önce notere gidilmelidir. Noter onayı olmayan bir defterin hukuken hiçbir hükmü yoktur ve alınan kararlar geçersiz sayılabilir.
Usulüne Uygun Çağrı
Kat maliklerine toplantıdan en az 15 gün önce, gündemi, tarihi ve saati içeren çağrı mektubu gönderin. "İmza karşılığı" elden teslim veya iadeli taahhütlü posta şarttır.
Genel Kurul ve Seçim
İlk toplantıda (Salt Çoğunluk) veya ikinci toplantıda (Katılanların Çoğunluğu) yönetici ve denetçiyi seçin. Divan başkanı yönetiminde kararları deftere işleyin.
Noter İmza Sirküleri
Yöneticinin bankada ve resmi dairelerde site adına imza atabilmesi için "Karar Defteri" ile notere gidip "İmza Beyannamesi" çıkartması zorunludur.
Vergi Numarası Alımı
Apartmanlar tüzel kişilik olmasa da vergi numarası almak zorundadır. İnteraktif Vergi Dairesi üzerinden veya fiziken başvuru yaparak potansiyel vergi numarası alınır.
Banka Hesabı Açılışı
Asla şahsi hesap kullanmayın. Vergi numarası ve karar defteri ile bankaya giderek "Apartman Adına" resmi hesap açtırın. Tüm aidatlar buraya yatmalıdır.
Neden Profesyonel Davranmalısınız?
1. Karar Metinlerinde Hata Yapmayın
Çoğu yeni site yönetimi, bankadan "Bu karar geçersiz, işlem yapamayız" cevabını alarak geri döner. Bunun sebebi karar metinlerindeki muğlaklıktır. Bankalar ve resmi kurumlar "yorum" yapmaz, net ifade arar. Aşağıdaki tabloyu referans alabilirsiniz:
| Gündem Konusu | Karar Defterine Yazılması Gereken Hukuki İfade (Örnek) |
|---|---|
| Yönetici Ataması | "...Kat malikleri kurulunca yapılan oylama sonucunda; 1 yıl süreyle görev yapmak üzere Ahmet Yılmaz'ın Yönetici, Mehmet Demir'in Denetçi olarak seçilmesine oy birliğiyle karar verilmiştir." |
| Bankacılık Yetkisi | "Yöneticiye; apartmanımız/sitemiz adına banka hesabı açmaya, hesaba para yatırmaya, çekmeye, internet bankacılığı şifresi almaya ve banka nezdinde her türlü işlemi yapmaya tam yetki verilmesine..." |
| İşletme Projesi (Bütçe) | "Yönetim tarafından hazırlanan tahmini bütçe (işletme projesi) görüşülmüş, daire başına aylık 1.500 TL aidat toplanması kabul edilmiştir." |
Karar defterinin altına imza atarken, toplantıya katılan herkesin imzası alınmalıdır. Eğer vekaleten katılım varsa, vekalet belgeleri de karar defterinin o sayfasına zımbalanmalı veya ayrı bir dosyada saklanmalıdır.
Veya toplantıya katılanların bağımsız bölümleri isim soyismlerinin olduğu hazirun listesi çıkarılarak toplantıya katılan maliklerin imzaları alınır
2. "İşletme Projesi" (Tahmini Bütçe) Olmazsa Ne Olur?
Site yönetiminin en önemli görevi, Kat Mülkiyeti Kanunu'nun 37. maddesi gereği bir "İşletme Projesi" hazırlamaktır. Bu belge, binanın 1 yıllık tahmini giderlerini ve bu giderlerin aidat olarak dairelere nasıl paylaştırılacağını gösterir.
Eğer işletme projesi hazırlanmaz ve kat maliklerine tebliğ edilmezse:
- Aidat ödemeyen komşuya karşı icra takibi başlatamazsınız.
- Hukuki süreçlerde eliniz zayıflar.
- Giderler belirsiz olduğu için her ay "Ekstra para topluyoruz" tartışması çıkar.
3. Amatör Yönetim vs. Profesyonel Easy Life Yönetimi
Komşuluk ilişkilerini zedeleyen en büyük unsur para konularıdır. Profesyonel bir site yönetimi firması ile çalışmak, sizi komşunuzla "para isteyen taraf" olarak karşı karşıya gelmekten kurtarır.
| Hizmet Alanı | Amatör (Komşu) Yönetimi | Easy Life Profesyonel Yönetim |
|---|---|---|
| Aidat Tahsilatı | Komşuya borcunu hatırlatmak zordur, duygusal sebeplerle tahsilat aksar. | Düzenli SMS/Mail hatırlatmaları ve profesyonel takip ile tahsilat oranı %95'in üzerine çıkar. |
| Finansal Şeffaflık | Bakkal defteri usulü hesap tutulur, faturalar kaybolabilir. | Online yazılım üzerinden herkes gelir/gider durumunu anlık olarak şeffafça görebilir. |
| Hukuki Destek | İcra takibi ve dava süreçlerinde tecrübesizlik nedeniyle hak kaybı yaşanır. | Kendi hukuk departmanımızla borçlulara anında yasal işlem başlatılır. |
| Teknik Bakım | Arıza olduğunda rastgele usta aranır, yüksek maliyet çıkar. | Anlaşmalı çözüm ortaklarımızla, piyasa altı fiyatlarla hızlı teknik servis sağlanır. |
Sitenizin Yönetimini Profesyonellere Bırakın, Komşuluğun Keyfini Sürün
Easy Life Yönetim Hizmetleri olarak; hukuki kuruluş, bütçe planlaması, aidat takibi ve teknik süreçlerin tamamını üstleniyoruz. Size sadece huzurlu bir evde yaşamak kalıyor.
Hemen Ücretsiz Teklif Alın